Outsourcing: Ein Leitfaden damit du weder Zeit noch Geld verschwendest

Dein Business wächst endlich. 

Herzlichen Glückwunsch! 

Jetzt, wo es so richtig losgeht, ist es an der Zeit, einige Veränderungen vorzunehmen, um dein Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben.

Der Schlüssel zur Vergrößerung deines Business liegt im Outsourcing.

Wenn dein Unternehmen wächst, kannst du nicht alles selbst erledigen und das solltest du auch nicht müssen. Du wirst mehr zu tun haben und du wirst Hilfe benötigen, um alles zu erledigen. 

Es wird neue Aufgaben geben, die nicht in deinen Zuständigkeitsbereich fallen. Du wirst auch Routineaufgaben haben, die dir die Zeit rauben, die du an anderer Stelle investieren müsstest.

Viele Unternehmen zögern, mit dem Outsourcing zu beginnen. 

Es erfordert ein Budget. 

Vielleicht hast du auch Angst, die Kontrolle über einen Teil deines Unternehmens zu verlieren.

Du kannst jedoch mit geringen Kosten und ohne Risiko für dein Unternehmen mit dem Outsourcing beginnen. 

Hier erfährst du, wie du richtig mit dem Outsourcing beginnst.

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Was willst du mit Outsourcing erreichen?

Der erste Schritt besteht darin, sich darüber klar zu werden, warum du auslagern willst. 

Es reicht nicht aus, einfach zu sagen, dass du es tun musst, weil dein Unternehmen wächst. 

Stattdessen benötigst du ein klares Ziel, damit du weißt, wie du vorgehen musst und realistische Erwartungen haben kannst.

Du könntest etwa höhere Verkaufsziele erreichen wollen. 

Vielleicht möchtest du deine Arbeitszeit entlasten, damit du dich mehr auf die Strategie konzentrieren kannst.

Ein Ziel, das viele Unternehmer/innen mit dem Outsourcing verfolgen, ist es, ihr Unternehmen auf Autopilot zu stellen, damit sie zum nächsten Ziel übergehen und ein passives Einkommen erzielen können.

Wenn du dir darüber im Klaren bist, warum du Aufgaben auslagern willst, wird dies auch die anderen Entscheidungen beeinflussen, die du auf dem Weg dorthin treffen musst.

Wähle Aufgaben aus, die du auslagern willst

Der nächste Schritt ist die Auswahl der Aufgaben, die du auslagern willst. Dabei kann es sich um Aufgaben handeln, die nicht zu deinen Kompetenzen gehören, wie Design, SEO und Buchhaltung. 

Oder es handelt sich einfach um Aufgaben, die zu viel von deiner Zeit in Anspruch nehmen.

Es gibt viele Arten von Aufgaben, die ausgelagert werden können, zum Beispiel:

• Designarbeiten wie Logos, visuelle Inhalte, Buchcover oder Website-Design.
• Administrative Aufgaben wie die routinemäßige Verwaltung sozialer Medien, Dateneingabe, Kundensupport oder alltägliche Arbeiten.
• Suchmaschinenoptimierung, E-Mail-Marketing, Social Media Management oder andere Arten von Werbung und Marketing.
• Finanzplanung, Buchhaltung, Buchführung oder steuerliche Unterstützung.
• Auftragsabwicklung und Versand.
• Marktforschung über deine Zielgruppe, deine Konkurrenten oder die Konkurrenzlandschaft.
• Erstellung von Inhalten wie das Schreiben von Artikeln oder Blogs, die Produktion von Videos oder die Erstellung von Kursen, Büchern oder Berichten.
• IT-Aufgaben wie Programmierung, Webentwicklung, App-Entwicklung und Softwareentwicklung.
• Übersetzungsarbeiten und Transkription.

Weiterhin gibt es einige Aufgaben, die nicht ausgelagert werden sollten. Der Grund dafür ist, dass sie zu nah am Kern deines Unternehmens sind. 

Das sind die Aufgaben, die du oder Mitglieder deines Unternehmens erledigen sollten.

Dazu gehören die strategische Planung und Entscheidungsfindung auf höchster Ebene sowie alle Aufgaben mit Kundenkontakt, die eine persönliche Note erfordern. 

Du solltest auch vermeiden, Aufgaben auszulagern, bei denen Dritte direkt mit vertraulichen Informationen über dein Unternehmen in Kontakt kommen.

Erstelle eine Liste der Aufgaben, die du auslagern kannst. Beschränke dich dann auf eine Aufgabe, mit der du beginnen möchtest.

Einrichten der Aufgabe

Sobald du dich für eine Aufgabe entschieden hast, die du auslagern möchtest, musst du die Details ausarbeiten. 

Wenn du davon ausgehst, dass die Person weiß, wie es geht, überlässt du wichtige Arbeit dem Zufall. 

Stattdessen solltest du die Aufgabe von Anfang bis Ende klar umreißen.

Das ist nützlich, wenn du deinen neuen Mitarbeiter einarbeitest. 

Es ist auch nützlich für die Erstellung einer Stellenanzeige und die Überprüfung von Bewerbern. 

Wenn du die gesamte Aufgabe genau beschrieben hast, kannst du leichter feststellen, ob deine Bewerber geeignet sind.

Zu den Details gehören der Arbeitsablauf, wer welchen Teil des Prozesses übernimmt, was nicht in der Aufgabe enthalten ist, die zu erbringenden Leistungen, der Zeitplan für die Erbringung der Leistungen und andere Meilensteine.

Wenn du eine regelmäßige Aufgabe auslagerst, um Zeit zu gewinnen, stelle sicher, dass es sich um eine Aufgabe handelt, die du schon einmal erledigt hast. 

Wenn du sie bereits erledigt hast, weißt du, was sie beinhaltet, wie lange sie dauert und wie du sie erledigen möchtest. 

Außerdem kannst du sicherstellen, dass die Aufgabe richtig erledigt wird, und du kannst gute Unterstützung anbieten.

Finde die richtige Hilfe

Wenn die Aufgabe fertig ist, ist der nächste Schritt, die richtige Person zu finden, die sie erledigt. Das ist der schwierigste, aber auch der wichtigste Schritt in diesem Prozess. 

Du musst jemanden finden, der diese Art von Arbeit gut machen kann, aber auch in der Lage ist, zu kommunizieren.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, gute Leute zu finden. 

Die beste Methode ist die Mundpropaganda. Wenn du eine Empfehlung von jemandem bekommst, den du kennst, kannst du sicher sein, dass er oder sie gute Arbeit leistet. 

Vielleicht findest du jemanden, den du mit anderen Methoden nicht gefunden hättest.

Frag Freunde, Geschäftspartner, Kollegen und Mentoren, ob sie jemanden kennen, den sie empfehlen können. Sprich die Leute in deinem Netzwerk an und verbreite die Nachricht in den sozialen Medien.

Wenn du in deinem Netzwerk niemanden finden kannst, gibt es verschiedene andere Möglichkeiten, fähige Leute zu finden.

Eine davon sind Websites für Freiberufler. Das sind Websites, auf denen Dienstleister ein Profil erstellen und ihre Dienste potenziellen Kunden wie dir anbieten. 

Die Seite bietet Informationen über jeden Anbieter und Suchfunktionen, damit du genau die Leute findest, die du suchst.

Schalte eine Stellenanzeige auf einer Website wie Indeed. Gib die Stelle und die Anforderungen an, damit die Arbeitssuchenden nach Stellen suchen können, die ihren Fähigkeiten entsprechen.

Eine andere Möglichkeit, Leute zu finden, ist eine Google-Suche. Gib die Aufgabe, die du suchst, zusammen mit Schlüsselwörtern wie „Freelancer“ oder „Virtual Worker“ ein. 

So findest du die Websites von Dienstleistern und kannst dich mit guten Kandidaten in Verbindung setzen.

Du kannst auch in den sozialen Medien suchen. 

Verwende Hashtags für die Aufgabe, nach der du suchst. Du kannst Informationen über ihre Profile und Bewertungen ihrer Arbeit von Leuten aus ihrem Netzwerk sehen.

Onboarding und Schulung

Wenn du jemanden eingestellt hast, musst du ihn für die Arbeit anlernen. 

Dies ist entscheidend für den Erfolg deines Outsourcings.

Es ist nicht nur wichtig, sie für die Aufgabe zu schulen, sondern sie auch in dein Unternehmen einzubinden. 

Das bedeutet, dass du sie mit deiner Vision und Kultur vertraut machen und ihnen das große Ganze zeigen musst. Das hilft ihnen zu verstehen, wo die Aufgabe, die sie ausführen, hineinpasst.

Eine echte Möglichkeit, neue Mitarbeiter auszubilden, ist eine Probeaufgabe zu stellen. 

Gib ihnen eine kleine Version der Aufgabe, damit du sicherstellen kannst, dass sie wissen, was sie tun. 

Du kannst ihnen Feedback geben und sicherstellen, dass sie auf dem richtigen Weg sind.

Auch wenn sie die erste Aufgabe bewältigt haben und bereit sind, loszulegen, solltest du regelmäßige Berichte einrichten. 

Du kannst unter anderem ein regelmäßiges Treffen einrichten, um dich zu informieren und Unterstützung anzubieten. 

Es kann sein, dass sich deine Arbeitnehmer nicht an dich wenden, wenn sie Probleme haben. Wenn du proaktiv mit ihnen kommunizierst, ist es für sie einfacher, sich an dich zu wenden.

Gängige Outboarding-Fehler, die es zu vermeiden gilt

Wenn du deinen ersten Outboarding-Job erledigt hast, wirst du viel darüber lernen, wie du es beim nächsten Mal besser machen kannst. 

Hier sind jedoch einige häufige Fehler, die du jetzt kennen solltest, damit du sie später nicht machen musst.

Sofortige Ergebnisse erwarten. Outsourcing ist keine magische Pille, die alles heilt, was dein Unternehmen kränkelt. Es wird Probleme lösen, aber auch neue Herausforderungen schaffen. Achte darauf, dass deine Erwartungen an das, was du erreichen wirst, realistisch sind, hauptsächlich bei diesem ersten Auftrag.

Zu wenig zahlen. Viele Unternehmen machen den Fehler, ihr Budget zu niedrig anzusetzen und den Preis zum wichtigsten Faktor zu machen. Wenn du nur die billigsten Dienstleister beauftragst, wirst du keine Qualitätsarbeit bekommen. Sei darauf vorbereitet, gut für die Arbeit zu bezahlen. Wenn du das Budget nicht hast, bist du noch nicht bereit für das Outsourcing.

Mangelnde Recherche. Wenn du dich zum ersten Mal auf die Suche nach Dienstleistern begibst, könnte es sein, dass du auf den ersten hereinfällst, der dir geeignet erscheint. Aber selbst wenn du auf Anhieb einen guten Anbieter findest, solltest du dir die Zeit für die Recherche nehmen. Die Zeit, die du dir nimmst, um mehrere Kandidaten zu prüfen, wird dir helfen, die richtige Person zu finden.

Kundenorientierte Aufgaben auslagern. Du kannst zwar Aufgaben mit Kundenkontakt auslagern, aber du solltest dies mit Bedacht tun und nicht zum ersten Mal einen Auftrag auslagern.

Unzureichende Unterstützung. Achte darauf, dass du deinen Beschäftigten die Unterstützung gibst, die sie benötigen. Halte dich für sie verfügbar und ermögliche ihnen, mit dir zu kommunizieren, wenn sie Probleme haben.

Lerne aus dem Prozess und wiederhole ihn

Wenn du deine erste Arbeitskraft eingestellt hast, bist du bereit, ein Team aufzubauen. 

Es kann sein, dass es auf dem Weg dorthin ein paar Rückschläge gibt, aber du legst den Grundstein dafür, dass es beim nächsten Mal und bei jedem weiteren Mal einfacher wird.

Durch Outsourcing kannst du dein Unternehmen vergrößern und ausbauen, und es ist nie zu früh, damit anzufangen. 

Auch wenn du die Hilfe nicht sofort benötigst, hilft es dir, deine ersten Mitarbeiter/innen einzustellen, damit du lernst, wie es geht, wenn du plötzlich wachsen musst.

Willst du mehr darüber erfahren, wie du dein Unternehmen durch Outsourcing ausbauen kannst? Dann schau hier vorbei:

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