Einführung ins Projektmanagement: Was es ist und wie es funktioniert

Einführung ins Projektmanagement: Was es ist und wie es funktioniert

Stephan Ochmann
Stephan Ochmann

Suchst du nach Möglichkeiten, deine Projektmanagement-Fähigkeiten zu verbessern? 

Es gibt viele kleine Veränderungen, die du vornehmen kannst und die Ergebnisse zeigen werden. 

Hier sind einige kleine Dinge, die du sofort tun kannst, um ein besserer Projektmanager zu werden. 

Hier bekommst du eine Einführung ins Projektmanagement: Was es ist und wie es funktioniert.

Inhalt:

  1. 6 kleine Änderungen, die einen großen Unterschied in deinem Projektmanagement machen
  2. Projektmanagement: Erwartungen vs. Realität
  3. Das größte Problem beim Projektmanagement und wie du es lösen kannst
  4. 6 Anzeichen dafür, dass du Hilfe beim Projektmanagement benötigst
  5. 7 Dinge, die einen guten Projektmanager ausmachen
  6. 7 Fehler, die du beim Projektmanagement machst
  7. 7 Wege, dein Projektmanagement komplett zu erneuern
  8. Die am meisten unterschätzten Fähigkeiten, die dich zu einem Projektmanagement-Superstar machen
  9. 15 Dinge, die du über Projektmanagement wissen solltest
  10. Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Projektmanagement

1) 6 kleine Änderungen, die einen großen Unterschied in deinem Projektmanagement machen

Projektmanagement

1.1. Prüfe deine Kommunikationsfähigkeiten

Effektive Kommunikation ist das A und O eines erfolgreichen Projektmanagements. Zur Kommunikation mit deinem Team und anderen Beteiligten gehört es, Feedback einzuholen. 

Der Kommunikationsbedarf in einem Projekt ist fortlaufend, daher kann es hilfreich sein, diese Fähigkeiten zu überprüfen und zu verbessern.

Wie gut bist du im aktiven Zuhören? Weißt du, wie du die richtigen Fragen stellen kannst? Gibt es Blockaden, die du bei der Kommunikation mit Menschen hast? 

Denke darüber nach, wie du mit Menschen kommunizierst, und nimm dir etwas Zeit, um zusätzliche Fähigkeiten zu erlernen.

1.2. Investiere in Projektmanagement-Software

Ein Großteil der Arbeit, die du als Projektmanager machst, kann durch Softwareprogramme ersetzt werden. 

Da die Technologie voranschreitet und immer mehr Teams aus der Ferne arbeiten, können dir Tools wie Asana, Wrike und Zoho helfen, besser organisiert zu bleiben und die Kommunikation zu verbessern. 

Nimm dir etwas Zeit, um diese Softwareprogramme kostenlos auszuprobieren.

1.3. Die Köpfe der Experten auswählen

Erfahrung ist der beste Lehrer, wenn es um Projektmanagement geht. Du kannst eine Menge lernen, wenn du dir die Erfahrungen von Projektmanagern oder Experten auf deinem Gebiet anhörst. 

Jeder, der ein Team geleitet hat, kann dir wertvolle Einblicke geben, um deine Lernkurve zu beschleunigen. Geh durch dein Netzwerk und finde heraus, wer bereit ist, sich bei einer Tasse Kaffee auszutauschen.

1.4. Lerne SMART-Zielsetzung

Das Herzstück eines jeden Projekts ist ein Ziel. 

Dieses Ziel muss so klar und spezifisch wie möglich sein, damit es allen Beteiligten verständlich vermittelt werden kann. Eine einfache Verbesserung ist das Erlernen der SMART-Zielsetzung.

SMART steht für Specific, Measurable, Attainable, Relevant und Time-bound. Jedes potenzielle Ziel sollte diese Kriterien erfüllen. 

Wenn nicht, gibt es einen Weg, wie du es besser machen kannst? Verfeinere deine Ziele, bis sie perfekt auf das Projekt zugeschnitten sind.

1.5. Zeitbewusstsein entwickeln

Richtiges Zeitmanagement ist für jedes Projekt wichtig. Du hast ein Ziel, das du innerhalb eines begrenzten Zeitrahmens erreichen musst. 

Eine Möglichkeit, dein Zeitmanagement zu verbessern, ist die Durchführung eines Zeitaudits. Beobachte, wie du deine Zeit jeden Tag verbringst und nimm dann die notwendigen Änderungen vor.

Eine andere Methode ist das Time Boxing. Time Boxing bedeutet, dass du jeden Tag einen Zeitabschnitt auswählst, in dem du dich mit einem bestimmten Thema oder einer bestimmten Aufgabe beschäftigst. 

Dieses Verfahren hilft dir, deine tägliche To-Do-Liste so zu verwalten, dass du jedem Punkt die volle Aufmerksamkeit schenkst, die er verdient. 

Du kannst dieses Verfahren nutzen, um deine eigenen Aufgaben zu verwalten, aber auch deine Teammitglieder dazu ermutigen, es zu übernehmen.

1.6. Motiviere dein Team

Während du dich darauf konzentrierst, deine eigenen Fähigkeiten zu verbessern, solltest du dir auch Zeit nehmen, um deinem Team Aufmerksamkeit zu schenken. 

Suche nach Möglichkeiten, sie zu motivieren. Berichte etwa regelmäßig über den Fortschritt des Projekts oder nimm dir bei jedem Treffen Zeit, ein anderes Teammitglied für seine hervorragende Arbeit zu loben. 

Kleine Dinge wie diese können die Produktivität deines Teams erheblich steigern.

2) Projektmanagement: Erwartungen vs. Realität

Projektmanagement kann kompliziert sein. Jedes Projekt hat viele bewegliche Teile, die reibungslos ineinandergreifen müssen. 

Die Wahrscheinlichkeit, dass alles nach Plan läuft, ist gering. Deshalb besteht eine der Hauptaufgaben eines Projektmanagers darin, Risiken zu bewerten und Notfallpläne für den Fall zu erstellen, dass etwas schiefgeht.

Erwartungen der Stakeholder festlegen

Bevor du anfängst, solltest du sicherstellen, dass alle am Projekt beteiligten Interessengruppen ein realistisches Ziel erwarten. 

Es kommt immer wieder vor, dass Menschen von einem Projekt unmögliche Ergebnisse erwarten. 

Du als Projektmanager bist dafür verantwortlich, dies zu beurteilen und realistische Erwartungen zu kommunizieren.

Lege das Ziel und die Einschränkungen zu Beginn klar fest. 

Vergewissere dich, dass jeder versteht, was mit der Arbeit erreicht werden soll, und welchen Zeitrahmen, welches Budget und welche Ressourcen dafür eingesetzt werden. 

So vermeidest du das Risiko, dass jemand unrealistische Erwartungen hat.

Die richtigen Fähigkeiten für das Projektmanagement

Wie erreichen Projekte am Ende ihre Ziele? 

Es gibt bestimmte Fähigkeiten, die du als Projektmanager benötigst, um die Arbeit zu Ende zu führen und die erwarteten Ergebnisse zu erzielen.

Zu den wichtigsten Projektmanagement-Fähigkeiten gehören:

  • Gute Kommunikation zwischen allen Teammitgliedern und Interessengruppen
  • Flexibilität, da du manchmal auf unerwartete Änderungen reagieren musst
  • Führungsqualitäten, damit du den Überblick behältst und deine Teammitglieder unterstützen kannst
  • Organisatorisches Geschick, um die vielen beweglichen Teile des Projekts auf Kurs zu halten und den Zeit- und Kostenplan einzuhalten
  • Verhandlungsgeschick, um mit Lieferanten umzugehen und Konflikte zwischen den Teammitgliedern zu lösen

Sobald die Ziele des Projekts festgelegt sind, helfen dir diese Fähigkeiten, die Erwartungen aller Beteiligten zu erfüllen und mit unerwarteten Schwierigkeiten umzugehen.

Auf dem richtigen Weg bleiben

Während des Projektverlaufs musst du immer wieder überprüfen, ob du im Zeitplan bleibst und die Ziele erreichst

Viele Dinge können sich im Laufe des Projekts ändern. Du könntest zum Beispiel feststellen, dass die Kosten unweigerlich steigen und das Budget dementsprechend angepasst werden muss. 

Dann musst du flexibel sein und die Parameter anpassen oder die Ziele neu überdenken.

Wenn Änderungen vorgenommen werden müssen, ist es deine Aufgabe als Projektmanager, alle Beteiligten zu informieren. 

Es ist gut, regelmäßige Treffen abzuhalten, auch wenn es scheinbar nichts Besonderes zu besprechen gibt. 

Ihr könnt euch einfach treffen, um euch auszutauschen und den Fortschritt zu besprechen. Das ist besonders wichtig, da die Teams immer virtueller werden.

Digitale Tools, um Feedback einzuholen

Digitale Tools können dir dabei helfen, die Erwartungen im Projektverlauf zu steuern. Es gibt Software-Tools, die Echtzeit-KPIs und automatische Berichte anbieten. 

Das nimmt dem Projektmanagement viel Arbeit ab und du weißt sofort, wenn es Änderungen gibt.

Der Schlüssel zum erfolgreichen Projektmanagement

Projektmanagement ist ein gefragter und wachsender Bereich in jeder Branche. Heute ist es sogar noch wichtiger, weil die Teams so virtuell arbeiten wie nie zuvor. 

Um ein erfolgreicher Projektmanager zu sein, musst du eine Reihe von Fähigkeiten erlernen und anwenden. 

Du kannst diese Fähigkeiten erlernen, wenn du motiviert bist. 

3) Das größte Problem beim Projektmanagement und wie du es lösen kannst

Beim Projektmanagement musst du mit vielen beweglichen Teilen jonglieren. 

Gleichzeitig musst du das große Ganze im Auge behalten, das Projekt auf sein Ziel zusteuern und sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden sind.

Das größte Problem beim Projektmanagement besteht darin, dass man sich nicht von Anfang an klare Ziele setzt. 

Die erste Herausforderung, die sich dir stellt, ist es, die Ziele des Projekts genau festzulegen und sie allen Beteiligten zu vermitteln.

Warum die Festlegung von Zielen so wichtig ist 

Was ist das Ziel eines Projekts? Es ist das Ergebnis, das innerhalb eines bestimmten Zeitraums erreicht werden soll.

Du hast einen Fahrplan für die Arbeit, der dir den Weg zeigt, den du gehen musst. 

Warum ist es also so wichtig, auch das Ziel zu definieren? 

Der Grund ist, dass es dir das Endziel vorgibt, damit keiner der Beteiligten vom Weg abkommt. Außerdem hast du einen klaren Weg, um den Fortschritt zu messen. 

Es geht nicht nur darum, wie weit ihr in eurem Plan gekommen seid, sondern auch darum, wie nah ihr euren Zielen gekommen seid.

Die richtige Art, Ziele zu setzen

Die Ziele für ein Projekt müssen klar und spezifisch sein. Je detaillierter der Plan ist, desto besser können die Teammitglieder verstehen, was zu tun ist. 

Es ist keine Übertreibung zu sagen, dass dies über Erfolg oder Misserfolg des gesamten Prozesses entscheidet. 

Jeder Beteiligte muss diese Richtlinien verstehen, damit er seinen Teil des Projekts erfolgreich abschließen kann.

Ziele SMART machen

Ein einfacher Weg, Ziele zu setzen, ist die Verwendung des SMART-Zielsystems. Dieser besagt, dass Ziele spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein sollten. 

Du kannst diese Kriterien nutzen, um deine Ziele zu konkretisieren und zu verbessern und die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass sie für das gewünschte Ergebnis geeignet sind.

Aufteilung der Schritte

Neben der Festlegung klarer Ziele für das gesamte Projekt muss die Führungskraft auch Meilensteine auf dem Weg dorthin festlegen. 

Diese Mini-Ziele definieren die erforderlichen Ergebnisse der einzelnen Projektschritte, um das Endziel zu erreichen. 

Indem du mit dem Ergebnis beginnst und dich zurückarbeitest, kannst du einen Fahrplan für das Projekt erstellen, der mit seinen Zielen übereinstimmt.

Projektziele mit deinem Unternehmen abstimmen

Um noch bessere Ergebnisse mit deinen Projekten zu erzielen, solltest du die Kundenziele mit den allgemeinen strategischen Zielen deines Unternehmens abgleichen. 

Ein übergeordnetes Ziel könnte etwa sein, die Kundenbindung zu erhöhen. Wenn du das Ziel für ein Projekt festlegst, solltest du es mit deinen längerfristigen Bemühungen um die Kundenbindung verknüpfen.

Zusammenarbeit mit deinem Team

Die Aufgabe, Ziele festzulegen, muss der Projektmanager nicht allein bewältigen. 

Du kannst deine Teammitglieder einbeziehen, damit sie dir bei der Festlegung und Verfeinerung des Ziels helfen. 

Vergiss nicht, dich auch an andere Interessengruppen zu wenden. Holt euch ein vielfältiges Feedback ein, damit ihr eure Ziele noch klarer und konkreter formulieren könnt.

Wie du jedes Projekt richtig beginnst

Wenn etwas nicht so läuft wie geplant und ein Projekt aus den Fugen gerät, liegt das meist an einem Mangel an klaren und spezifischen Zielen. 

Wenn du lernst, deine Planung mit dem richtigen Endergebnis vor Augen zu beginnen und dieses allen Beteiligten mitzuteilen, fängst du jedes Projekt auf dem richtigen Fuß an. 

4) 6 Anzeichen dafür, dass du Hilfe beim Projektmanagement benötigst

Projektmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit eines Unternehmens. Unternehmen starten Projekte mit einem Ziel vor Augen und Ergebnissen, die erreicht werden müssen. 

Im Idealfall sind sie mit größeren Unternehmenszielen verbunden und ihr erfolgreicher Abschluss wird dem Unternehmen zu Wachstum und Erfolg verhelfen.

Woran erkennst du, dass es an der Zeit ist, über Investitionen in das Projektmanagement nachzudenken? Hier sind ein paar der Warnzeichen.

4.1. Du wirst von Aufgaben überwältigt

Kleinunternehmen und Einzelunternehmer verwalten ihre Arbeit oft auf der Grundlage von Aufgaben und nicht von Projekten. 

Wenn die Aufgaben zu zahlreich werden, wird es schwieriger, sie zu verwalten und mit dem großen Ganzen zu verbinden. Das kann dazu führen, dass du dich überfordert fühlst und Schwierigkeiten hast, die Dinge zu erledigen.

Projektmanagement ermöglicht es dir, dich auf jedes Projekt und seine Ziele zu konzentrieren. Projekte werden mit einem bestimmten Zeitrahmen und festen Vorgaben geplant. Diese Art des Managements hilft dir dabei, alle Einzelteile nicht als isolierte Aufgaben, sondern als Teil des Gesamtprojekts zu sehen.

4.2. Die Termine werden nicht eingehalten

Hat dein Team Probleme, Termine einzuhalten? Ein Zeichen dafür, dass du Projektmanagement brauchst, ist, wenn du Dinge nicht rechtzeitig erledigen kannst, egal wie wichtig die Aufgabe ist oder wie gut du organisiert bist.

Eine der Hauptaufgaben eines Projektmanagers ist es, dafür zu sorgen, dass alles so läuft, dass die Fristen eingehalten werden. Sie haben alle beweglichen Teile eines Projekts im Blick und ergreifen Maßnahmen, wenn die Dinge nicht so laufen, wie sie sollten. Das Ergebnis ist, dass dein Team effizienter arbeitet und die Dinge rechtzeitig erledigt werden.

4.3. Information Isn't Flow

Sind alle Teammitglieder auf der gleichen Seite? Hat jeder Stakeholder gelernt, was er wissen muss? Sind die Teammitglieder darüber informiert, was die anderen tun?

Die Förderung einer guten Kommunikation ist eine der wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers. Er vermittelt nicht nur die Vision, die Ziele, die Rollen und die Aufgaben des Projekts, sondern holt auch Feedback ein, um sicherzustellen, dass alle auf dem richtigen Weg sind und die Beteiligten miteinander reden.

4.4. Du bist immer über dem Budget

Die Budgetierung ist schwierig. Die Projektleitung überblickt das gesamte Projekt und erstellt ein realistisches Budget. Neben dem Zeitrahmen ist dies eine der wichtigsten Vorgaben. Der Projektmanager behält die Ausgaben im Auge, während das Projekt voranschreitet, um sicherzustellen, dass das Budget eingehalten wird.

4.5. Zu viele Überraschungen

Auch wenn du gut planst und dein Team gut führst, laufen die Dinge selten, wie erwartet. Wenn Überraschungen auftreten, die dich aus der Bahn werfen, ist das ein Zeichen dafür, dass Projektmanagement helfen könnte.

Projektmanager sind gut im Umgang mit Risiken. Sie sehen alle möglichen Dinge voraus, die im Laufe des Projekts schiefgehen könnten, und entwickeln Notfallpläne für jeden Fall. Wenn es dann rote Fahnen gibt, entscheiden sie, ob sie einen Gang zurückschalten und einen Notfallplan umsetzen. So bist du auf plötzliche Überraschungen vorbereitet, denen du unterwegs begegnest.

4.6. Du hast Geschäftsziele zu erreichen

Projektmanagement kann dir helfen, deine allgemeinen Unternehmensziele zu erreichen. Es bietet eine besser organisierte und effizientere Möglichkeit, Dinge zu erledigen, vor allem wenn du ein Team leitest. Ein Unternehmen in jeder Branche kann von einer Investition in Projektmanagement stark profitieren. 

5) 7 Dinge, die einen guten Projektmanager ausmachen

Es ist schwierig, einen guten Projektmanager zu finden, deshalb sind sie auch so gefragt. Was macht also einen guten Projektmanager aus?

Es gibt eine einzigartige Kombination von Fähigkeiten und Eigenschaften, die du mitbringen musst, wenn du in diesem Bereich erfolgreich sein willst.

5.1. Großartige Kommunikation 

Die wichtigste Eigenschaft für jeden Produktmanager ist die Fähigkeit, gut zu kommunizieren. Im Projektmanagement gibt es eine Vielzahl von Bereichen, in denen du diese Fähigkeit benötigst. Du musst den Teammitgliedern und Stakeholdern die Vision und die Ziele des Projekts klar und effektiv vermitteln.

Du musst den Teammitgliedern Feedback zu ihrer Leistung geben, während das Projekt voranschreitet. Außerdem musst du den Stakeholdern über die Fortschritte berichten. Wenn es an Kommunikation zwischen den Teammitgliedern mangelt, musst du sie fördern. Du bist der Verbindungspunkt für alle Beteiligten.

5.2. Führung und Verantwortung

Als Projektmanager übernimmst du die Verantwortung für alle Aspekte des Projekts von Anfang bis Ende. 

Du kannst dir vorstellen, dass du der CEO des Projekts bist. Das bedeutet, dass du letztlich dafür verantwortlich bist, dass das erwartete Ergebnis erreicht wird. 

Du trägst die Verantwortung, wenn etwas schiefgeht. Es ist, als würdest du dein eigenes kleines Unternehmen leiten.

Als Projektleiter ist es zusätzlich deine Aufgabe, deine Vision zu vermitteln und deine Teammitglieder für das beste Ergebnis zu begeistern.

5.3. Stakeholder-Fokus

Das Ziel eines jeden Projekts ist es, die Bedürfnisse und Erwartungen aller Beteiligten zu erfüllen. 

Gute Projektmanager konzentrieren sich ständig auf die Interessengruppen und versuchen, die Leistung zu maximieren, um die besten Ergebnisse zu erzielen. 

So behältst du dein Ziel im Auge und kommst nicht vom Weg ab.

5.4. Branchenwissen

Ein guter Projektmanager kennt sich in seiner Branche und auf seinem Markt aus. Du kennst die Konkurrenz und das Wettbewerbsumfeld. 

Du bist über die neuesten Nachrichten und Trends in deiner Branche auf dem Laufenden. So kannst du den besten Plan erstellen, um die Projektziele zu erreichen.

5.5. Enthusiasmus und Positivität

Um dein Team zu inspirieren und zu motivieren, musst du enthusiastisch sein und eine positive Einstellung mitbringen. 

Diese positive Einstellung ist ansteckend. Du kannst auch gut mit deinem Team kommunizieren, um zu wissen, was es motiviert, und dies nutzen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

5.6. Das große Ganze im Blick

Projektmanager müssen das große Ganze im Auge behalten, während sich die Teammitglieder um die Details kümmern. 

Selbst bei den einfachsten Projekten gibt es viele bewegliche Teile. Es ist deine Aufgabe, dafür zu sorgen, dass jedes Teil so vorankommt, wie es soll, und dass das Budget eingehalten wird.

5.7. Risikomanagement und Eventualitätenplanung

Es ist absolut sicher, dass das Projekt nicht genau so abläuft wie geplant. Du musst in der Lage sein, Risiken zu managen und Notfallpläne zu erstellen, die du bei Bedarf aktivieren kannst. 

Projektmanagement erfordert Flexibilität, um mit unerwarteten Änderungen am Plan umgehen zu können.

Wie du ein hervorragender Projektmanager wirst

Keine dieser Eigenschaften wird dir in die Wiege gelegt, sondern du kannst sie erlernen. Bist du bereit, deine lukrative Karriere als Projektmanager zu starten? 

Dann ist es an der Zeit, dir diese Fähigkeiten anzueignen und dich in diesem wachsenden Bereich zurechtzufinden. 

6) 7 Fehler, die du beim Projektmanagement machst

Fehler im Projektmanagement sind kostspielig und können eine ganze Reihe von Problemen verursachen. Es ist selten, dass ein Projekt pünktlich fertig wird und das Budget nicht überschreitet, wenn Fehler gemacht werden. Leider werden die meisten Projektmanagementbüros schon nach wenigen Jahren wieder geschlossen.  

Wenn du im Projektmanagement erfolgreich sein willst, solltest du einige der häufigsten Fehler vermeiden.

6.1. Das falsche Team auswählen

Eine deiner wichtigsten Aufgaben als Projektmanager ist es, dein Projektteam zusammenzustellen. Die Teammitglieder müssen die richtigen Fähigkeiten haben, um die Aufgabe zu bewältigen. 

Außerdem müssen sie über Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Du musst ihre Arbeit koordinieren, Fortschrittsberichte von ihnen einholen und die Kommunikation zwischen den Mitgliedern erleichtern.

6.2. Mangelnde Klarheit über die Anforderungen

Jedes Projekt hat seine eigenen Anforderungen und Zwänge. Diese müssen von Anfang an für alle Beteiligten klar formuliert werden. 

Dies ist entscheidend dafür, dass die Arbeit richtig gemacht wird. Wenn es keine Klarheit gibt, wird das Ergebnis beeinträchtigt und die Arbeit wird möglicherweise gar nicht ausgeführt.

6.3. Versäumnis zu delegieren

Ein Fehler, den du dir nicht leisten kannst, ist zu versuchen, alles selbst zu machen. Der Grund, warum du ein Team zusammenstellst, ist, dass sich die richtigen Leute die Arbeit teilen können. 

Deine Aufgabe ist es, das große Ganze im Blick zu behalten und dafür zu sorgen, dass alles auf dem Weg zum Ziel ist. Wenn du versuchst, alles allein zu machen, wirst du dich in den Details verzetteln und den Fortschritt behindern.

6.4. Ineffektive Kommunikation

Deine Hauptaufgabe als Projektmanager ist es, mit allen Beteiligten zu kommunizieren. Es ist nicht möglich, dass jedes einzelne Mitglied alles über ein Projekt weiß, das sich im Fluss befindet. 

Du bist die zentrale Anlaufstelle, die die Leute über alles informiert, was sie wissen müssen. Du musst alle ständig auf dem Laufenden halten, während die Arbeit voranschreitet.

6.5. Du nimmst das Risikomanagement nicht ernst genug

Eine weitere wichtige Rolle, die du spielen wirst, ist die Leitung des Risikomanagements. Auch wenn das Projekt nur ein geringes Risiko birgt, musst du gemeinsam mit deinem Team herausfinden, was alles schiefgehen könnte oder unerwartet ist. Dann erstellst du Notfallpläne für jedes Szenario. Während das Team vorankommt, solltest du auf rote Fahnen achten, die dich darauf hinweisen, dass es Zeit ist, die Abläufe zu ändern.

6.6. Unterschätzung des Ressourcenbedarfs

Jedes Projekt hat eine begrenzte Zeitspanne, in der das Ergebnis erreicht werden muss, und ein bestimmtes Budget. Du musst persönlich dafür sorgen, dass dieser Zeitrahmen und das Budget eingehalten werden. Die Budgetierung ist nicht nur ein Ratespiel, sondern erfordert ein hohes Maß an Berechnung. Projektmanager sollten die Kosten eher überschätzen als unterschätzen.

6.7. Der Versuch, es einfach zu erledigen

Viele machen den Fehler, ein Projektziel als etwas zu betrachten, das man einfach aus der Tür schieben und vom Schreibtisch nehmen kann. Was sie dabei übersehen, ist, dass es vor allem um die Qualität der Arbeit geht. Du musst sicherstellen, dass alle Beteiligten mit dem Endergebnis zufrieden sind.

So wirst du ein Projektmanagement-Profi

Ein Projektmanager muss in der Lage sein, mit den vielen beweglichen Teilen eines Projekts zu jonglieren und gleichzeitig alle Beteiligten über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden zu halten. 

7) 7 Wege, dein Projektmanagement komplett zu erneuern

Unternehmen aller Größenordnungen benötigen zunehmend Projektmanagement. Dies ist ein sehr gefragter Bereich, in dem du deine Fähigkeiten einsetzen kannst, um anderen zu den gewünschten Ergebnissen zu verhelfen.

Willst du dein Projektmanagement auf Vordermann bringen und neue Fähigkeiten erlernen, um deinen Wert zu steigern? Hier sind einige Möglichkeiten, das zu tun.  

7.1. Lerne aktives Zuhören

Kommunikation ist die Schlüsselqualifikation für Projektmanager und du kannst dich immer verbessern. Eine Möglichkeit, deine Projektmanagement-Fähigkeiten zu revolutionieren, ist, aktives Zuhören zu lernen.

Aktives Zuhören bedeutet, dass du dem Sprecher oder der Sprecherin in deinen eigenen Worten wiederholst, was er oder sie gesagt hat. So kannst du dich vergewissern, dass du alles verstanden hast. Es hilft auch der anderen Person, da sie die Möglichkeit hat, das Gesagte zu hören und darüber nachzudenken.

Diese Fähigkeit ist wichtig, denn du musst den Teammitgliedern nicht nur deine Gedanken mitteilen, sondern auch ihr Feedback einholen und herausfinden, wo sie Probleme haben.

7.2. Identifiziere deine wichtigsten Fachgebiete

Projektmanager müssen über ihre Branche und ihren Markt Bescheid wissen. Je mehr du weißt, desto besser. Es ist eine gute Idee, deine Wissensgebiete zu überprüfen, damit du deine Stärken ausspielen kannst und herausfindest, wo du noch mehr lernen musst.

Denke an Projekte, an denen du in der Vergangenheit gearbeitet hast, oder an Bereiche, in denen du anderen mit deinem Fachwissen geholfen hast. Mit welchen Produkten und Dienstleistungen beschäftigst du dich am häufigsten? Was ist deine größte Leidenschaft oder dein größtes Interesse? Nimm eine realistische Einschätzung vor und behebe dann die Bereiche, in denen du nicht stark genug bist.

7.3. Baue jetzt Beziehungen auf

Arbeite daran, Beziehungen zu Teammitgliedern und Interessengruppen aufzubauen. Wenn du die Möglichkeit hast, beginne lange vor Beginn des Projekts damit. Auf diese Weise schaffst du eine Arbeitsumgebung, in der die Kommunikation reibungslos und einfach abläuft. Das ist besonders hilfreich, wenn die Teams virtuell sind.

7.4. Überorganisiert sein

Es kann schwierig sein, all die beweglichen Teile eines Projekts zu verwalten. Noch schwieriger ist es, wenn du selbst nicht organisiert bist. Du musst das Projekt managen, indem du deinen Teammitgliedern ein Beispiel gibst. Deshalb musst du gut darin sein, deine Zeit und deine Aufgaben zu managen.

Lerne einige neue Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten. Probiere sie in deinem Alltag aus und setze sie für dein Team um. Sieh dich auch nach Projektmanagement- und Organisationssoftware um, die du für eine bessere Effizienz nutzen kannst.

7.5. Lass dich weiterbilden

Wenn du deine Projektmanagement-Fähigkeiten wirklich auffrischen willst, lohnt es sich, in einen Schulungskurs oder andere Bildungsangebote zu investieren. Es gibt immer wieder neue Theorien und Methoden zu lernen, und das kann all das ergänzen, was du durch direkte Erfahrungen mit Projekten lernst.

7.6. Suche nach Feedback

Hol dir bei jeder Gelegenheit Feedback von den Teammitgliedern und der oberen Führungsebene. Jeder, der an einem Projekt beteiligt ist, kann dir viel beibringen, was du nutzen kannst, um noch effektiver zu managen. Mach es zu einem regelmäßigen Bestandteil deiner Rolle als Manager, persönliche Gespräche zu führen und um Feedback zu bitten.

7.7. Lerne weiter

Sei offen für Neues und versuche immer zu lernen und dich zu verbessern. So wirst du als Projektmanager wachsen. Schrittweise wirst du die Fortschritte sehen, die du gemacht hast, und andere werden dich dafür schätzen. 

8) Die am meisten unterschätzten Fähigkeiten, die dich zu einem Projektmanagement-Superstar machen

Ein Projektmanager ist eine Person, die:

  • ein Projekt von Anfang bis Ende plant
  • das Team für das Projekt auswählt und mit ihm zusammenarbeitet
  • jede Phase durchführt
  • mit den Beteiligten kommuniziert.

Ein fähiger Projektmanager ist sehr gefragt, vor allem, weil so viele Unternehmen virtuell arbeiten.

Hast du die Fähigkeiten, die es braucht, um ein effektiver Projektmanager zu sein? Hier sind die wichtigsten.

Kommunikation ist der Schlüssel

Die wichtigste Fähigkeit, die jeder Projektmanager benötigt, ist eine gute Kommunikation. Du musst in der Lage sein, mit allen Teammitgliedern gut zu kommunizieren und ein offenes Ohr für ihre Probleme und Anliegen zu haben.

Du musst nicht nur selbst kommunizieren, sondern auch die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern fördern. Du bist das Bindeglied zwischen allen am Projekt Beteiligten. Wenn du merkst, dass die Leute nicht miteinander reden, ergreife Maßnahmen, um die Diskussion zu eröffnen.

Management des Triple Constraints

Die Besonderheit des Projektmanagements liegt darin, dass es Einschränkungen gibt. Es gibt einen bestimmten Umfang an Aufgaben und Leistungen, die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erledigt werden müssen. Weiterhin gibt es ein Budget, das das Projekt nicht überschreiten darf.

Als Projektmanager musst du diese dreifache Vorgabe einhalten. Du musst in der Lage sein, das Budget einzuhalten und gleichzeitig dafür sorgen, dass die Arbeit im Zeitplan erledigt wird. Wichtige Fähigkeiten für das Projektmanagement sind die Fähigkeit zum Multitasking und die Fähigkeit, einen Überblick über die vielen beweglichen Teile zu behalten.

Führungskompetenz

Führungsqualitäten sind wichtig für das Projektmanagement. Du musst verantwortlich und rechenschaftspflichtig sein, damit du deine Teammitglieder unterstützen kannst. Eine schnelle Entscheidungsfindung ist ebenfalls wichtig, da sich die Bedingungen des Projekts ändern können und du den Kurs ändern musst.

Zwischenmenschliche Fähigkeiten sind für die Führung unabdingbar. Ein gutes Verhältnis zu allen Interessengruppen und Teammitgliedern und die Fähigkeit, Menschen zu motivieren, werden sich positiv auf das Projekt auswirken.

Organisation und Zeitmanagement

Wie gut bist du bei all deinen täglichen Aufgaben organisiert? Deine Antwort kann einen guten Hinweis auf deine Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten geben.

Um ein Team zu leiten, musst du organisiert sein. Fristen müssen eingehalten werden und die Ergebnisse müssen fertig sein. Ein guter Projektmanager kann dafür sorgen, dass sich alle Beteiligten an den Zeitplan halten, damit es am Ende nicht zu einer panischen Krise kommt.

Empathie

Einfühlungsvermögen ist vielleicht die eine Fähigkeit, die die wirklich guten Projektmanager von denen unterscheidet, die es einfach nur erledigen. Du musst den Teammitgliedern und Stakeholdern während des gesamten Projekts Freundlichkeit entgegenbringen. Das ist wichtig für die Kommunikation, aber auch für die Konfliktlösung. Verständnis hält dich davon ab, deine Teammitglieder über ihre Grenzen hinauszudrängen.

Kenntnisse über Projektmanagement

Schließlich ist es wichtig, dass du dich mit den verschiedenen Methoden und Stilen des Projektmanagements gut auskennst. Dazu gehört auch, dass du die verfügbaren Werkzeuge und Prozesse kennst, mit denen du ein Projekt zu Ende führst. Wie alle hier erwähnten Fähigkeiten kann auch diese erlernt werden, wenn man den Ehrgeiz hat, ein professioneller Projektmanager zu werden.

9) 15 Dinge, die du über Projektmanagement wissen solltest

Beim Projektmanagement geht es darum, ein Team zu leiten, um eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen. Hier sind 20 Dinge, die du über Projektmanagement wissen solltest.

9.1. Projektmanagement bedeutet, Werte zu schaffen

Egal, was das Projekt erreichen soll, das Ziel ist es, allen Beteiligten einen Mehrwert zu bieten. Dies sollte immer im Mittelpunkt deiner Entscheidungsfindung und Umsetzung stehen.

9.2. Definiert durch Auflagen

Jedes Projekt ist anders, daher gibt es bei jedem verschiedene Überlegungen. Eines haben sie jedoch alle gemeinsam: die Beschränkungen, die dem Projekt auferlegt werden. Die Teams müssen innerhalb dieser Vorgaben arbeiten, um ihr Ziel zu erreichen.

9.3. Ein endlicher Zeitrahmen

Was unterscheidet das Projektmanagement vom normalen Management? Es gibt einen begrenzten Zeitrahmen, in dem die Aufgabe abgeschlossen und die endgültigen Ergebnisse geliefert werden müssen.

9.4. Alle Formen und Größen

Projekte gibt es in allen Formen und Größen, von einfachen Lösungen, die sofort umgesetzt und überwacht werden müssen, bis zu langfristigen Projekten wie dem Bau einer Autobahn.

9.5. Das richtige Skill Set

Projektmanagement erfordert bestimmte Fähigkeiten, die sich von normalen Aufgaben unterscheiden. Wenn du über diese Fähigkeiten verfügst, bist du für jede Organisation, in der du tätig bist, von Nutzen.

9.6. Projektmanagement ist gefragt

Untersuchungen zeigen, dass weniger als die Hälfte aller Unternehmen dem Projektmanagement die Bedeutung beimisst, die es verdient. Wenn man bedenkt, dass es in den meisten Branchen fehlt, ist es ein sehr gefragter Bereich.

9.7. Zunehmende Bedeutung

Da immer mehr Unternehmen mit dezentralen Teammitgliedern arbeiten, nimmt die Bedeutung des Projektmanagements zu. Unternehmen müssen in der Lage sein, innerhalb bestimmter Grenzen zu arbeiten, um ihre Ziele zu erreichen.

9.8. Was macht einen guten Projektmanager aus?

Ein guter Projektmanager ist jemand, der sich darauf konzentriert, den Stakeholdern Ergebnisse zu liefern und die Ziele im Auge zu behalten, während andere an den Details des Projekts arbeiten. Sie sind gute Kommunikatoren und können flexibel sein.

9.9. Der Umgang mit Ungewissheit

Bei der Leitung von Projekten gibt es immer ein hohes Maß an Ungewissheit, deshalb müssen Projektmanager mit Risiken und Unklarheiten umgehen können. Sie können verschiedene Herausforderungen meistern.

9.10. Auswahl deines Teams

Eine der wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers ist es, das richtige Team zusammenzustellen. Diese Entscheidung kann den größten Einfluss auf das Ergebnis haben.

9.11. Effektive Kommunikation erledigt die Arbeit

Studien haben gezeigt, dass Projektmanager 75–90 % ihrer Zeit mit Kommunikation verbringen. Eine gute Führungskraft wird die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern erleichtern, anstatt das Gespräch zu monopolisieren.

9.12. Der Informationsfluss

Eine wichtige Kommunikationsfähigkeit ist das Stellen von Fragen. Die Führungskraft muss wissen, was in allen Bereichen vor sich geht, und dazu musst du die richtigen Fragen stellen und aufmerksam zuhören.

9.13. Projektmanagement-Software-Tools

Neben deinem Team sind auch die verwendeten Softwaretools ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines Projekts. Es gibt eine Fülle von Projektmanagement-Tools, die dir helfen, den Arbeitsablauf zu steuern und auf Kurs zu bleiben.

9.14. Der Projektlebenszyklus

Obwohl jedes Projekt anders ist, gibt es einen Projektlebenszyklus, den Manager verwenden. Die fünf Phasen sind Initiierung, Planung, Durchführung, Überwachung und Abschluss.

9.15. Fähigkeiten, die du nutzen kannst 

Auch wenn du in deinem Unternehmen keine Projekte leitest, kannst du Projektmanagement-Fähigkeiten für bessere Ergebnisse und mehr Effizienz in allen Bereichen einsetzen.

10) Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Projektmanagement

In den vergangenen Jahren ist das Projektmanagement zu einem wichtigen Bestandteil vieler Unternehmen geworden. Es ist ein wachsendes Berufsfeld für Fachleute, die über die wertvollen Fähigkeiten verfügen, die viele Unternehmen benötigen.

Willst du mehr darüber erfahren? Hier sind neun Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Projektmanagement.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist der Einsatz bestimmter Fähigkeiten, Kenntnisse und Instrumente, um die Ziele eines Projekts innerhalb der vorgegebenen Grenzen zu erreichen. Mit anderen Worten: Es geht darum, das große Ganze im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass ein Projekt auf Kurs bleibt.

Warum ist Projektmanagement wichtig?

Effektives Projektmanagement hilft dir, deine Geschäftsziele effektiv und reibungslos zu erreichen. Dabei nimmt es dir einen großen Teil des Stresses bei der Arbeit an diesen Zielen ab.

Was macht ein Projektmanager?

Ein Projektmanager übernimmt die volle Verantwortung für ein Projekt. Er ist sozusagen der CEO des Projekts. Er plant das Projekt, informiert die Beteiligten über die Fortschritte und kümmert sich um alle Probleme, die während der Umsetzung auftreten, um sicherzustellen, dass das Projekt seine Ziele erreicht.

Wie kannst du Projektmanager werden?

Es gibt keine Zertifizierung oder Voraussetzung, um Projektmanager zu werden. Du kannst es schaffen, indem du die notwendigen Fähigkeiten erlernst und perfektionierst.

Welche Fähigkeiten benötigst du, um als Projektmanager Erfolg zu haben?

Wenn du als Projektmanager anfangen willst, solltest du dir die folgenden Schlüsselqualifikationen aneignen:

Kommunikation. Projektmanager müssen allen Beteiligten die Ziele klar vermitteln und während des gesamten Projekts für eine gute Kommunikation sorgen.

Rechenschaftspflicht. Du bist dafür verantwortlich, dass das Projekt sein Ziel erreicht.

Flexibilität. Du musst in der Lage sein, Risiken zu managen und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.

Wissen. Du musst deine Branche, den Markt und die Konkurrenzsituation genau kennen.

Organisation. Zeitmanagement und Organisationstalent sind ein Muss für jedes Projekt.

Führungsqualitäten. Du musst dein Team führen und inspirieren, damit es motiviert bleibt.

Wie planen Manager Projekte?

Es gibt eine einfache und effiziente Methode, um Projekte zu planen: „Die 5 W’s“:

  1. Warum ist das Projekt notwendig? (Identifiziere die Ziele)
  2. Wer wird beteiligt sein und was müssen sie tun?
  3. Wann wird das Projekt beginnen und enden?
  4. Wo findet das Projekt statt?
  5. Welche Methoden wird das Team anwenden?

Konkrete Antworten auf diese fünf Fragen bilden eine solide Grundlage für die Ausarbeitung der Projektdetails, einschließlich der Festlegung von Schritten und der Zuweisung von Rollen.

Was sind SMART-Ziele?

Ziele müssen spezifische und klare Anweisungen sein, die alle Beteiligten leicht verstehen können. Die SMART-Zielsitzungsmethode hilft dir, deine Ziele zu verfeinern, indem du sicherstellst, dass sie spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitlich begrenzt sind.

Welche Tools verwenden Projektmanager?

Es gibt eine Fülle von Projektmanagement-Software, die dir auf verschiedene Weise helfen kann. Um diese Tools zu beherrschen, sind keine großen technischen Kenntnisse erforderlich. Sie können Aufgaben wie Nachrichtenübermittlung, Terminplanung, Zeitmanagement, Budgetierung, Aufgaben und vieles mehr erledigen.

Wie fängst du als Projektmanager an?

Am besten fängst du an, indem du an deinen Fähigkeiten und Kenntnissen arbeitest. Sobald du dich sicher fühlst, kannst du dich nach Leuten umsehen, die dein Fachwissen benötigen, oder das Gelernte in deinem eigenen Unternehmen umsetzen. Du wirst bald die Ergebnisse sehen. 

Stephan Ochmann
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